新建单据这个动作是所有 OA 系统里最反人性的十秒你想做的是报一笔账系统让你面对的是30 个空白格子。一、每个员工都卡在这里出差回来打开系统点新建报销然后看到一张满是字段的表单据编号自动 申请人自动 所属部门自动 出差事由 □ 出发城市 □ 目的城市 □ 开始日期 □ 结束日期 □ 费用明细 ✚ 添加行 费用类别 □ 金额 □ 税额 □ ...你明明只是想说上周去上海见了趟客户却要先学会这套系统的字段结构。这一步劝退的人比后面所有审批环节加起来都多。二、新体验左边说话右边成单现在的方式是这样的——屏幕左边是对话框右边是一张实时打开的单据。┌─────────────────────────┬──────────────────────────────┐ │ 你上周去上海见客户 │ 差旅报销单 │ │ 垫了机票酒店打车 │ ──────────────────────── │ │ 发票都在附件里 │ 出差事由 见客户 │ │ │ 目的城市 上海 │ │ AI已识别到一笔差旅 │ 费用明细 │ │ 报销先给你建了 │ 机票 ¥2,180 │ │ 草稿。还差住宿天 │ 酒店 ¥1,580 │ │ 数需要补充吗 │ 打车 ¥ 490 │ │ │ ──────────────────────── │ │ 你住了 1 晚 │ 合计 ¥4,250 │ │ │ │ │ AI好的已填好。另 │ ⚠ 住宿超标 250 元 │ │ 外住宿超标 250 元 │ 将自动加签 VP 特批 │ │ … │ │ │ │ [ 确认提交 ] │ └─────────────────────────┴──────────────────────────────┘三步走完说—— 一句话描述你要干什么附件一并扔进去看—— 右边的单据实时被填好填一步看一眼确认—— 核对无误说一声提交或点提交按钮全程没有一次学习字段结构。三、为什么是双栏而不是纯对话很多人第一反应是既然都对话了为什么还要留一张表单因为纯对话有三件事做不好。① 你不知道还差什么纯对话里AI 问一句你答一句但你始终不知道这张单子总共有多少字段、还差几个。表单摆在那里缺什么一眼就看到。② 改起来全靠嘴把金额改成 4200、不对是酒店那行、再改回 4250——用自然语言修表单比直接改一个格子慢十倍。能点的就别让人说。③ 最后确认的东西必须是真的提交前你要核对的应该是一份真实的、和最终入库一致的表单而不是一段 AI 的描述。描述会有偏差表单不会。所以分工很清楚对话负责表达意图表单负责承载事实。四、三个看不见的设计用户感受到的只是它挺好用的背后有三件事决定了它到底好用还是难用。4.1 只改变化的部分每一轮对话AI 不会把整张单子重新生成一遍只更新这一轮变动的字段。这件事用户感知不到但一旦做反了后果很明显你手动改了出差事由 → AI 下一轮把整张单刷新 → 你刚改的内容没了局部更新是能用和不敢用的分界线。4.2 你在表单上的每一次修改AI 都知道你在右边手动改了金额左边 AI 的上下文会同步更新。不这么做的话你把金额从 4250 改成 4200 → 你问超标了吗 → AI 按 4250 回答两边必须看同一份数据否则用户会觉得一直在和 AI 打架。4.3 提交之后有硬回执不管是在对话框里说提交还是点表单上的按钮提交完成后一定会看到单据编号当前状态一个能点开单据的链接不是已为你提交而是这是你的单据编号 20261015003。对用户来说这是AI 靠不靠谱最直接的证据。五、和以前比传统新建单据对话 内嵌窗体第一步先在脑子里把业务翻译成字段直接说业务本身字段填写30 个空白格子自动填好只核对缺什么提交后才知道表单上实时可见超标提醒审批时被打回提交前就提示修改方式点格子点格子对话只是入口提交确认提交按钮按钮或一句话都有硬回执注意最后一列表单该有的能力一个没少AI 只是在前面加了一个更自然的入口。六、这套东西能用到什么程度它依赖三个前提前提影响单据模板已标准化字段规范AI 才知道往哪填附件能被识别有 OCR / 文档解析能力发票才能自动进明细制度已数字化超标判断、审批分档才有依据三件事做好了员工侧基本可以做到只说不填。反过来如果单据字段本身是乱的、每张单长得都不一样那 AI 也只能发挥有限作用。这也是为什么AI 的效果和企业数字化程度总是正相关——它擅长的是把已有规则用得更顺手不是替你想清楚规则。七、结语回过头看这个交互其实很朴素左边说人话右边看单据中间 AI 负责翻译。它没有推翻任何东西——单据还是那张单据审批还是那套审批字段还是那些字段。改变的只是入口从填一张表变成讲一件事。